Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Ernst G. Hachmann GmbH
Westfälische Straße 37
10711 Berlin
Telefon: +49 (0)30 666504-321
E-Mail: berlin@hachmann-hausverwaltung.de
Geschäftsführung: RAin Birgit Steenholdt-Schütt, Manuela Thamm, Christian Krant
HR Amtsgericht Charlottenburg: HRB 113297 B

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Meine Hachmann App, erreichbar unter https://meine.hachmann.app. Sie informiert Mieterinnen und Mieter, Eigentümerinnen und Eigentümer, Sondereigentümer, Beiräte sowie Bevollmächtigte über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten in dieser App.

Für das interne Verwaltungsportal unter portal.hachmann.app gilt eine eigene Datenschutzerklärung.

3. Verarbeitete Daten

Beim Einsatz der App werden folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:

3.1 Stammdaten

• Anrede, Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Anschrift des Miet- bzw. Eigentumsobjekts
• Mieter- bzw. Vertragsnummer
• Rolle in der App (Mieter, Sondereigentümer, Beirat, Hauseigentümer, Bevollmächtigter)

3.2 Vertrags- und Vorgangsdaten

• Mietvertragsdaten, Nebenkostenabrechnungen, Eigentumsanteile
• Schadensmeldungen, Vorgänge und deren Verlauf
• Hochgeladene Dokumente und Fotos (nur durch ausdrückliche Handlung des Nutzers)
• Übergabeprotokolle einschließlich Unterschriften und Zählerständen

3.3 Technische Daten

• IP-Adresse (nur transient, nicht dauerhaft gespeichert)
• Browser-Typ und Betriebssystem (nur transient in Server-Logs)
• Authentifizierungstoken (Session-Cookies)
• Audit-Log sicherheitsrelevanter Aktionen (Login, Datenänderung)

4. Registrierung und Freigabe

Der Zugang wird beantragt, nicht automatisch erteilt. Bei der Registrierung geben Sie Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, optional Ihre Mieternummer sowie ein selbst gewähltes Passwort an. Diese Angaben werden mit dem Bestand der Hausverwaltung abgeglichen und anschließend durch einen Mitarbeiter geprüft und manuell freigeschaltet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertragsverhältnisses) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Prüfung der Zugangsberechtigung). Wird ein Antrag abgelehnt, werden die Angaben gelöscht.

5. Herkunft der Stammdaten

Ihre Stamm-, Vertrags- und Objektdaten stammen aus dem Verwaltungssystem der Ernst G. Hachmann GmbH, in dem Ihr Miet- oder Eigentumsverhältnis geführt wird. Die App ruft diese Daten über eine interne Schnittstelle ab und zeigt Ihnen ausschließlich die Daten an, die Ihrem eigenen Vertragsverhältnis zugeordnet sind. Alle beteiligten Systeme werden in Deutschland betrieben.

6. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) — für Stamm- und Vorgangsdaten, die zur Durchführung des Miet- bzw. Eigentumsverhältnisses erforderlich sind.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) — für Audit-Logs, technische Sicherheitsmaßnahmen, Missbrauchsprävention und die Prüfung von Zugangsanträgen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) — für gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrung (z. B. Buchhaltungs- und Mietakten).
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) — für freiwillige Angaben und freiwillig hochgeladene Fotos.

7. Zwecke der Verarbeitung

• Bereitstellung Ihrer Vertrags-, Objekt- und Vorgangsdaten
• Entgegennahme und Bearbeitung von Schadensmeldungen
• Bereitstellung relevanter Dokumente (Verträge, Abrechnungen)
• Durchführung und Dokumentation von Wohnungsübergaben
• Authentifizierung und Zugriffsschutz
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten

8. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten werden ausschließlich an folgende Dienstleister weitergegeben, mit denen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO bestehen:

8.1 Supabase (Authentifizierung, Datenbank, Storage)

Supabase Inc. hostet die Datenbank, das Authentifizierungssystem und den Datei-Storage in der EU-Region Frankfurt am Main (Deutschland). Es werden keine Daten außerhalb der EU verarbeitet.

8.2 Hetzner Online GmbH (Hosting)

Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, hostet die Anwendung auf einem Server in Nürnberg (Deutschland). AVV abgeschlossen.

8.3 IONOS SE (E-Mail-Versand)

E-Mail-Nachrichten (Anmeldecodes, Benachrichtigungen, Übergabeprotokolle) werden über die IONOS SE (Sitz in Montabaur, Deutschland) versendet. Alle Mail-Server stehen in deutschen Rechenzentren (Karlsruhe und Berlin). Ein AVV liegt aus dem bestehenden Mail-/Hosting-Vertrag vor.

8.4 Keine Drittlandübermittlung

Sämtliche Verarbeitungen finden innerhalb der Europäischen Union statt: Server-Standorte sind Nürnberg, Frankfurt, Karlsruhe und Berlin. Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nicht. Es kommen keine US-Anbieter für E-Mail-, Datenbank- oder Hosting-Dienste zum Einsatz.

9. Speicherdauer

• Aktive Miet- und Eigentumsverhältnisse: Stamm- und Vorgangsdaten werden für die Dauer des Verhältnisses gespeichert.
• Beendete Verhältnisse: Der Zugang wird deaktiviert oder gelöscht; Audit-Log-Einträge bleiben anonymisiert (User-ID = NULL) bestehen.
• Abgelehnte Zugangsanträge: Die im Antrag gemachten Angaben werden gelöscht.
• Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (HGB, AO, Aufbewahrungspflichten für Mietakten) bleiben unberührt — i. d. R. 6–10 Jahre.
• Server-Logs: werden nach 14 Tagen rotiert und gelöscht.

10. Rechte der Betroffenen

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Art. 15 DSGVO — Auskunftsrecht
• Art. 16 DSGVO — Recht auf Berichtigung
• Art. 17 DSGVO — Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden")
• Art. 18 DSGVO — Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Art. 20 DSGVO — Recht auf Datenübertragbarkeit
• Art. 21 DSGVO — Widerspruchsrecht
• Art. 7 Abs. 3 DSGVO — Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an berlin@hachmann-hausverwaltung.de.

11. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin
Telefon: +49 (0)30 13889-0
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de

12. Datensicherheit

• Verschlüsselte Übertragung via HTTPS (TLS 1.3)
• Zugriff auf Fachdaten ausschließlich über eng begrenzte, in der Datenbank geprüfte Funktionen
• Passwörter ausschließlich als bcrypt-Hashes gespeichert
• Authentifizierung via Supabase Auth (E-Mail + Passwort, Anmeldecode per E-Mail)
• Regelmäßige Backups, Zugriffsprotokollierung im Audit-Log

13. Cookies und Tracking

Die App verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies (Session-Token zur Authentifizierung). Es erfolgt kein Tracking, kein Einsatz von Analyse- oder Werbe-Cookies, keine Einbindung externer Dienste wie Google Analytics, Facebook Pixel o. ä.

14. Hochgeladene Dokumente und Fotos

Das Hochladen von Dokumenten oder Schadensfotos ist freiwillig im Rahmen einer konkreten Schadensmeldung oder Vorgangskommunikation. Dateien werden im Supabase-Storage (EU Frankfurt) verschlüsselt gespeichert und sind ausschließlich für berechtigte Mitarbeiter und den hochladenden Nutzer sichtbar.

15. Schadensmeldung per QR-Code

In den Objekten der Hausverwaltung sind QR-Codes angebracht, über die eine Schadensmeldung auch ohne Anmeldung möglich ist. Dabei werden das gemeldete Anliegen, die von Ihnen angegebenen Kontaktdaten, optionale Fotos sowie das über den QR-Code eindeutig bestimmte Objekt verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Entgegennahme und Bearbeitung von Schadensmeldungen).

16. Wohnungsübergabe per Einmal-Link

Für Wohnungsübergaben versenden wir einen zeitlich befristeten Einmal-Link. Über diesen werden das Übergabeprotokoll, Zählerstände, Fotos sowie die elektronisch erfassten Unterschriften der Beteiligten verarbeitet. Das fertige Protokoll wird den Beteiligten per E-Mail zugestellt und zur Mietakte genommen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht.